从 2025 年 1 月 1 日起，电子发票将成为德国 B2B 业务的新标准，也是合法、高效会计的关键组成部分，尤其是对于电子商务公司而言。那些现在就有条不紊地将其流程转换为 XRechnung 或 ZUGFeRD 等数字发票格式的公司将减少人工操作，最大限度地减少错误并避免税务风险。

什么是电子账单？

电子发票是一种结构化电子格式的发票，可进行自动、全数字化处理。在德国法律中，《增值税法》（UStG 第 14 条）结合欧洲标准EN 16931对其进行了定义；因此，纯 PDF 或纸质发票不再被视为法律意义上的 “电子发票”。

其核心特征是机器可读的数据记录（如 XML），其中包含所有必须的发票详细信息，会计和企业资源规划系统可读取这些信息，而无需中断媒体。也可选择发送人工可读的 PDF 文件，但结构化数据部分对识别起着决定性作用。

德国的法律依据

B2B 行业的电子发票义务已写入《增长机会法》，并特别通过对《联邦税则》第 14 条的修订生效。自 2025 年 1 月 1 日起，应税和应税国内 B2B 交易必须提供符合 EN 16931 标准的电子发票，并有过渡条款作为补充。

公司必须能够接收电子发票，中期内不得再将纯纸质或 PDF 格式的发票作为 B2B 的标准解决方案。对于某些 250 欧元以下的低价值发票和某些免税交易，有例外情况和过渡期，联邦财政部对此有详细解释。

最后期限和过渡安排

自 2025 年 1 月 1 日起，B2B 国内销售必须使用电子发票，但会根据公司规模和发票类型逐步过渡。在最初的几年里，只要收件人同意且存在技术限制，一般仍允许以其他格式发送某些发票；但预计几年内将实现全面转换。

在提供服务或交货后六个月内开具发票的义务保持不变，这也明确适用于电子发票。因此，公司在组织其系统时，应同时满足期限和结构化格式的正式要求。

不遵守规定的后果

任何忽视电子发票义务或使用不正确格式的人都会面临税务和组织不利的风险。后果可能非常严重。

• 如果发票未被确认为正规电子发票，则发票接收方拒绝抵扣进项税。

• 税务审计范围内的投诉以及税务机关的估算和额外索赔。

• 当客户因发票不符合约定或法定电子发票标准而拒绝接受发票时，B2B 业务中的合同和付款风险。

此外，如果出现媒体中断和人工返工的情况，即使数字标准是法律要求的，在技术上也是可用的，效率和透明度也会受到影响。

XRechnung：公共部门的强制性格式

XRechnung 是德国为面向公共客户（B2G）的电子发票制定的标准，基于纯 XML 数据集。这种格式完全机器可读，符合 EN 16931 标准的要求以及特定的公共管理规范。

XRechnung 是联邦政府、联邦各州和许多地方当局的规定或首选发票格式，特别是已集成到电子发票接收平台中。因此，对于拥有公共部门客户的电子商务公司来说，创建和传输 XRechnung 发票的能力至关重要。

ZUGFeRD：实用的混合格式

ZUGFeRD 是一种混合电子发票格式，将可读 PDF/A-3 部分与嵌入式结构 XML 文件相结合。收件人看到的是 “正常 “的 PDF 发票，而会计系统则可以自动读取 XML 数据记录，无需手动输入。

较新的 ZUGFeRD 2.x 版本符合 EN 16931 标准，因此被普遍认为是法律意义上的电子发票。对于私营部门的许多 B2B 关系来说，ZUGFeRD 是一种引入电子发票的实用方法，不会将纯 XML 观点强加给用户。

XRechnung 与 ZUGFeRD 对比一览

这两种格式都符合电子发票的要求，但在结构和典型应用场景方面有所不同。

在电子商务中，这种组合尤其有意义：XRechnung（面向公众客户）、ZUGFeRD 或与贸易伙伴和市场平台的日常 B2B 中的类似格式。

电子商务公司需要具体做些什么

为了保持合法合规，同时实现效率潜力，电子商务公司应全面调整其发票开具流程。重要步骤包括

• 检查并记录法律情况
  明确哪些销售属于德国电子发票义务范围（国内 B2B 销售、特殊行业、公共客户）。
  在使用哪种发票类型（B2B、B2C、B2G）和哪种格式时，定义检查流程。

• 调整 IT 系统和接口
  确保企业资源规划系统、商店系统和支付服务提供商能够根据 EN 16931 生成和接收电子发票–例如作为 XRechnung 和/或 ZUGFeRD。
  将与应收账款、支付服务提供商和市场的接口转换为结构化电子发票数据。

• 将应收账款会计流程自动化
  通过自动记录、分配、检查和存档将入库和出库发票联系起来。
  根据结构化发票数据设置扣款和应收账款管理，以便有效跟踪未结项目。

• 确保归档和可追溯性
  及时归档电子发票，包括原始结构化数据记录。
  提供完整的流程文档，以便能够自信地回答税务机关的审计和询问。

日常电子商务中的电子账单

在电子商务中，高交易量会遇到复杂的支付流程，例如通过市场、国际销售或不同的支付方式。结构化的电子发票格式为所有渠道的支付、费用、退货和税收提供了透明度。

实际上，这意味着

• 根据店铺和 Payment 数据自动生成发票，包括每个国家和渠道的正确增值税。

• 每日核对付款流和债务人项目，以准确记录未收账款、扣款和退款。

• 利用仪表盘和报告解决方案实时跟踪关键数据，及早发现瓶颈。

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