Sobald Ihr Shop wächst, kommt der Moment, an dem die eigene Lager- und Versandlösung an Grenzen stößt – spätestens dann taucht die Frage auf: „Brauche ich einen Fulfillment-Partner?“ Viele Händler starten an diesem Punkt direkt mit Preisvergleichen und Angebotsanfragen.
In diesem Artikel drehen wir den Spieß um: Sie erfahren, welche Informationen Sie im Vorfeld sammeln sollten, damit Sie auf Augenhöhe mit Fulfillment-Dienstleistern sprechen, wirklich passende Angebote erhalten und am Ende den Partner finden, der Ihr Wachstum unterstützt, statt es auszubremsen. Schritt für Schritt gehen wir durch alle Themen, die Sie vorbereiten sollten – von Produktdaten und Bestellvolumen über IT-Schnittstellen bis hin zu Service-Leveln und Budget. So wird die Suche nach einem Fulfillment-Partner vom Bauchgefühl-Projekt zu einer klaren, strukturierten Entscheidung. Und nebenbei erhalten Sie die besten Konditionen für Ihre Anforderungen.
Unternehmens- und Geschäftsmodell beschreiben
Zuerst sollten Sie ihr Business und Ihr Geschäftsmodell möglichst verständlich und ausführlich erklären.
Wichtige Punkte:
- Branche, Zielgruppe und Vertriebskanäle (eigener Shop, Marktplätze, B2B, D2C).
- Aktuelle Märkte und geplante Expansion (national, EU-weit, international).
- Geplante Wachstumsprognosen: erwartete Bestellentwicklung in den nächsten 12–24 Monaten.
- Saisonale Besonderheiten wie starke Peaks im Q4, Produktlaunches, Aktionen oder TV-/Influencer-Kampagnen.
- Ab wann soll der Fulfillmentdienstleister die Lagerung und den Versand übernehmen?
Diese Informationen helfen dem Fulfillment-Partner einzuschätzen, ob Infrastruktur, Personal und Standort zu den Anforderungen passen und ob genügend Wachstumsreservern vorhanden sind.
Im Idealfall haben Sie eine Präsentation oder eine Website, um Ihre Produkte und Ihr Unternehmen zu erklären.
Produkte und Artikelstamm
Der Dienstleister muss genau verstehen, welche Produkte bewegt werden, um Lager- und Prozesskosten sauber kalkulieren zu können.
Folgende Angaben gehören in die Vorbereitung:
- Anzahl der aktiven SKUs und Varianten (Farben, Größen usw.).
- Artikelmaße und -gewichte (Stück, Karton, Palette), idealerweise mit Durchschnitts- und Extremwerten.
- Besondere Anforderungen: Gefahrgut, Kühlung, Mindesthaltbarkeitsdatum, Chargen- oder Seriennummern, zerbrechliche oder hochpreisige Ware.
- Verpackungseinheiten: Wie kommen Artikel an (Einzelkartons, Sammelkartons, Paletten). Mischpaletten oder sortenrein?
- Lagerstruktur: Langsamläufer vs. Topseller, Bundle-Artikel,
Je genauer diese Daten sind, desto präziser können Lagerplatzbedarf, Kommissionieraufwand und Verpackung kalkuliert werden. Die Anforderungen sind je nach Produkt sehr unterschiedlich, daher lässt sich eine seriöse Auskunft nur nach möglichst vielen Details erstellen.
Lagerbedarf und Wareneingang möglichst detailliert beschreiben
Neben den Produkten selbst ist der Lagerbedarf ein zentraler Baustein für die Angebotserstellung.
Relevante Informationen:
- Aktueller Lagerbestand in Stück, Kartons und Paletten, möglichst nach A-/B-/C-Artikeln gegliedert.
- Durchschnittliche und maximale Lagerbestände (z. B. vor Peak-Saisons).
- Umschlagshäufigkeit und Reichweiten: Wie lange liegt Ware durchschnittlich im Lager? Welche Mengen pro Artikel werden erwartet?
- Wareneingangsstruktur: Anzahl der Lieferungen pro Woche/Monat, typische Liefermengen und -form (Paletten, Container, Paketdienst). Wie sind die Paletten strukturiert (sortiert oder chaotisch?
- Anforderungen an Qualitätskontrolle beim Wareneingang (Stichproben, Vollkontrollen, Fotodokumentation).
Auch spezielle Anforderungen wie Displaybau, Etikettierung oder Konfektionierung sollten vorab beschrieben werden, da sie Einfluss auf die Prozesse und Kosten haben.
Bestellvolumen und Versandstruktur definieren
Ohne Klarheit über Auftrags- und Versandvolumen können Fulfillment-Anbieter weder Kapazitäten planen noch valide Preise abgeben.
Folgende Informationen sollten Sie vorbereiten:
- Bestellungen pro Tag, Woche und Monat, mit Minima, Durchschnitt und Spitzenwerten.
- Durchschnittliche Positionen pro Bestellung und durchschnittliche Artikel pro Position.
- Verteilung nach Versandregionen (Inland, EU, Non-EU) und gewählten Versandservices (Standard, Express, Same Day, Spedition).
- Anteil B2B vs. B2C, ggf. Anforderungen an Palettenversand, Avisierung oder feste Lieferfenster.
- Retourenquote und Umgang mit Rücksendungen (wie viel Prozent kommen zurück, was soll mit Retouren passieren).
- Versand über eigene Verträge mit DHL, Hermes, UPS und Co oder die des Fulfillment Dienstleisters?
- Eigene Kartonage oder Kartonage des Fulfillment Dienstleisters?
- Welches Füllmaterial ist gewünscht?
- Soll gebrandetes Klebeband Ihres Unternehmens verwendet werden oder ist neutrales zu verwenden?
IT-Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse
Fulfillment ist heute ohne saubere IT-Integration kaum denkbar, deswegen sollten Händler hier besonders gründlich sein.
Wichtige Punkte:
- Genutzte Shop- und Marktplatzsysteme (z. B. Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon, eBay) und ggf. ERP/CRM.
- Gewünschte Integrationsart: Standard-Plugins, API-Anbindung, EDI oder individuell entwickelte Schnittstellen.
- Datenflüsse: Welche Daten sollen automatisiert laufen (Aufträge, Stornos, Retouren, Trackingnummern, Bestände, Artikelstammdaten).
- Echtzeit-Anforderungen: Wie schnell müssen Bestände aktualisiert und Versandstatus zurückgemeldet werden?
- Reporting-Bedarf: Welche Dashboards, KPIs und Exporte werden erwartet (z. B. tägliche Bestandsreports, SLA-Reports, Retourenauswertungen).
Ein Fulfillment-Partner mit moderner Technologie und erprobten Integrationen reduziert Implementierungsaufwand, Fehlerquoten und manuelle Arbeit beim Händler erheblich.
Service-Level, Qualität und Zusatzleistungen
Vor der Suche sollte klar sein, welche Service-Level und Zusatzleistungen wirklich benötigt werden.
- Pick-&-Pack-Geschwindigkeit: Bis wann sollen Bestellungen, die bis zu einer Cut-off-Zeit eingehen, noch am selben Tag verschickt werden?
- SLA-Ziele: Zielwerte für Kommissioniergenauigkeit, Pünktlichkeit und Fehlerquoten.
- Verpackungsanforderungen: Eigenes Branding, Beileger, Gutscheine, personalisierte Karten, umweltfreundliche Verpackungsmaterialien.
- Retourenabwicklung: Prüfung, Aufarbeitung, Wiedereinlagerung, Entsorgung oder Outlet-Kanäle.
- Zusätzliche Services wie Kitting, Abos (Subscription Boxes), POS-Belieferung, Dropshipping oder After-Sales-Services.
Bitte machen Sie sich Gedanken welche dieser Punkte zwingend, um im Gespräch mit potenziellen Partnern gezielt abwägen zu können, welche Leistungen unbedingt nötig und welche „nice to have“ sind.
Budgetvorstellungen und Kostenlogik
Auch wenn noch keine finalen Preise feststehen, ist es hilfreich, dem Fulfillment-Partner Budgetrahmen und Prioritäten zu nennen.
Dazu gehören:
- Erwartete Kostenstruktur (z. B. fixe vs. variable Anteile, Wunsch nach transparenter, modularer Preislogik).
- Klärung, welche Kostenbestandteile besonders wichtig sind (Lagerkosten, Pick-/Packpreise, Versandkosten, IT).
- Bereitschaft zu Investitionen in Setup, Schnittstellen und Onboarding.
- Verständnis, dass das günstigste Angebot nicht zwangsläufig das beste ist, sondern ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend ist.
Je mehr Informationen der Händler liefert, desto detaillierter und transparenter kann die Kostenaufstellung des Fulfillment-Partners ausfallen.
Nachhaltigkeit, Standort und Strategiethemen
Für viele Unternehmen spielen heute Nachhaltigkeit, Standort und strategische Passung eine wichtige Rolle bei der Partnerwahl.
Dabei helfen folgende Vorüberlegungen:
- Erwartete Nachhaltigkeitsstandards (z. B. Ökostrom, CO₂-reduzierter Versand, recycelbare Verpackung).
- Soziale Aspekte wie Mitarbeiterbedingungen, langfristige Arbeitsplatzsicherheit und Unternehmenskultur.
- Standortpräferenzen, etwa Nähe zu bestimmten Märkten, Häfen, Flughäfen oder eigenen Standorten.
- Langfristige Strategie: Soll der Fulfillment-Partner nur operative Logistik übernehmen oder Sparringspartner für Wachstum, Internationalisierung und Prozessoptimierung werden?
Diese Überlegungen helfen dabei, nicht nur einen Logistikdienstleister, sondern einen wirklich passenden, strategischen Partner zu finden. Der Aufwand für einen Wechsel und neuen Partner kann immens sein, daher sind Sie gut beraten mit Ihrem potentiellen Partner möglichst offen und ehrlich zu sein.
Eigene Checkliste und Fragenkatalog erstellen
Aus allen gesammelten Informationen sollten Sie eine Checkliste und einen strukturierten Fragenkatalog ableiten, der in allen Gesprächen mit potenziellen Partnern genutzt wird.
Empfehlenswert ist:
- Eine kompakte Übersicht aller Eckdaten (Produkte, Volumen, IT, Services) als PDF oder Präsentation.
- Ein standardisierter Katalog, der den gesamten Fulfillment-Prozess von Wareneingang bis Retoure abdeckt.
- Eine Bewertungsmatrix, um mehrere Anbieter anhand derselben Kriterien objektiv vergleichen zu können.
- Klare Entscheidungskriterien und Gewichtungen (z. B. Technologie, Service, Preis, Standort, Nachhaltigkeit).
Grundsätzlich gilt: Teilen Sie lieber mehr Informationen als nötig als zu wenig. Bei der Auswahl eines Fulfillmentpartners gibt es kein „Oversharing“. Je mehr Informationen Ihr potentieller Partner zur Verfügung hat, desto besser lassen sich Aufwände, benötigte Ressourcen an Platz und Personal sowie die notwendige Infrastruktur kalkulieren und desto besser läuft die Zusammenarbeit und geringer die Kosten für Sie.
Und falls Sie auf der Suche nach einem leistungsstarken Partner die Lagerung und den Versand für Ihre Produkte sind, freuen wir uns sehr auf Ihre Nachricht – ob detailliert oder auch erstmal für ein erstes Kennenlernen.
