Warum ist eine gründliche Vorbereitung wichtig?

Fulfillment-Dienstleister kalkulieren ihre Preise und Prozesse auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen. Fehlende Angaben führen oft zu ungenauen Angeboten oder späteren Zusatzkosten. Mit einer strukturierten Vorbereitung sparen Sie Zeit, Geld und vermeiden Missverständnisse.

Die wichtigsten Informationen

1. Allgemeine Unternehmens- und Produktinformationen

• Kundenstruktur: Bedienen Sie B2B-, B2C- oder beide Segmente?
• Produktspektrum: Kurze Beschreibung Ihrer Artikel.
• Besondere Anforderungen: Temperaturgeführte Lagerung? Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)? Chargenführung?

Tipp: Je spezifischer Ihre Angaben, desto besser kann der Dienstleister die Lagerbedingungen planen. Insbesondere bei temperaturgeführter Ware sind genaue Angaben sehr hilfreich.

2. Lagerhaltung

• Benötigte Lagerfläche (Paletten, Fachbodenregale, Kommissionierfläche).
• Anzahl der SKUs und geplante Mengen pro SKU.
• Zusätzliche Services: Konfektionierung, Etikettierung, Setbildung – und in welchem Volumen?

Warum wichtig? Diese Angaben beeinflussen die Lagerkosten und die Komplexität der Prozesse. Je mehr Handgriffe und Laufwege nötig sind, desto mehr Mitarbeiter und desto mehr Zeit wird pro Bestellung benötigt.

3. Wareneingang

• Geplante Anlieferungen pro Jahr.
• Art der Anlieferung: Paletten oder Kartons? Sortenrein oder gemischt?
• Durchschnittliche Lieferscheinpositionen und Mengen.
• Barcode-Kennzeichnung und Avisierungsmöglichkeiten.

Profi-Tipp: Elektronische Avisierung beschleunigt die Prozesse und reduziert Fehler. Nutzen Sie wenn möglich sortenreine Paletten. Diese sind deutlich schneller einzulagern und verringern die Kosten.

4. Versand

• Maße und Gewichte Ihrer Sendungen.
• Durchschnittliche Bestellstruktur (Wie viele Produkte pro Bestellung? Wie viele unterschiedliche Produkte pro Bestellung?).
• Versandvolumen pro Monat.
• Verhältnis Inland/Ausland, inkl. EU und weltweit.
• Verpackungsdetails: Standard oder gebrandet? (Werden Versandkartons bereitgestellt? Sind unterschiedliche Kartonagen pro Land zu verwenden?)
• Retourenquote und -bearbeitung. (Müssen Retouren geprüft und aufbereitet werden? Werden Retouren direkt entsorgt? Wie viele Retouren sind zu erwarten?)
• Gefahrgut? (UN-Nummer erforderlich)

Extra: Klären Sie, ob der Versand über den Account des Dienstleisters oder über Ihren eigenen Vertrag erfolgt. Oftmals bietet der Fulfillmentdienstleister aufgrund der hohen Volumina einen Rahmenvertrag mit attraktiven Konditionen für die wichtigsten Versanddienstleister. Solche Konditionen erhalten Sie als einzelnes Unternehmen nur sehr selten.

5. IT-Anbindung

• Welches Shopsystem und ERP nutzen Sie?
• Wie erfolgt die Datenübertragung? (API, CSV, XML)
• Soll der Dienstleister Lieferscheine und Rechnungen erstellen?

Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Fulfillment-Dienstleister möglichst viele Schnittstellen unterstützt. Flexibel weitere Marktplätze, Lieferantenportale und Tools anzubinden bietet Ihnen die Möglichkeit neue Vertriebskanäle schnell und einfach erschließen zu können und damit neue Kunden zu gewinnen.

Checkliste für Ihre Vorbereitung

✔ Kundenstruktur und Produktspezifikationen
✔ Lagerbedarf und Zusatzservices
✔ Wareneingangsprozesse
✔ Versanddetails inkl. Retouren
✔ IT-Systeme und Datenübertragung

Mit diesen Informationen sind Sie bestens vorbereitet, um Fulfillment-Dienstleister zu vergleichen und das passende Angebot zu erhalten. Eine klare und vollständige Datengrundlage ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Je mehr Infos sie zur Verfügung stellen können, desto besser wird das Angebot sein, welches Sie erhalten.

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