Was ist VeriFactu?

Was ist Verifactu?

Verifactu ist kein einzelnes Portal, sondern ein Rechts- und Technologierahmen für elektronische Rechnungsstellung in Spanien. Ziel ist, dass jede Rechnung:

• unveränderbar (unverfälschbar) gespeichert wird,

• lückenlos rückverfolgbar ist,

• und – je nach Betriebsmodus – nahezu in Echtzeit von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) geprüft werden kann.

Dafür müssen eingesetzte Rechnungsprogramme bestimmte Funktionen zwingend erfüllen – zum Beispiel kryptographische Verkettung der Rechnungen, elektronische Signaturen und das Hinzufügen eines speziellen QR-Codes und eines Verweistests („Rechnung bei der Steuerbehörde verifizierbar“ o. Ä.).

Wichtig: Es geht nicht nur um „E‑Rechnungen“, sondern um jede Rechnung, die ein Unternehmen in Spanien per EDV-System erstellt – also auch Belege aus Kassen-/POS-Systemen.

Warum führt Spanien Verifactu ein?

Hintergrund ist der Kampf gegen Steuerbetrug und Schwarzumsätze. Bisher konnten Unternehmen theoretisch mit „kreativer“ Software:

• Rechnungen nachträglich löschen oder manipulieren,

• zwei Buchhaltungen führen (offiziell/intern),

• Umsätze an den Behörden vorbeileiten.

Verifactu soll genau diese Möglichkeiten technisch ausschließen.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Mehr Transparenz gegenüber der Finanzverwaltung.

• Klare Spielregeln für alle – Softwaretricks werden unattraktiv.

• Gleichzeitig ein Schub in Richtung Digitalisierung, da veraltete oder manuelle Systeme abgelöst werden müssen.

Wer ist von Verifactu betroffen – und ab wann?

Grundregel: Verifactu gilt für alle Steuerpflichtigen, die in Spanien Rechnungen mit EDV-Systemen erstellen – also sowohl Kapitalgesellschaften als auch Selbständige.

Aktueller Stand der Staffelung (da mehrmals verschoben):

• Ab 1. Januar 2027
  Alle kapitalistischen Gesellschaften und körperschaftsteuerpflichtigen Unternehmen in Spanien (z. B. S.L., S.A. und vergleichbare Formen) müssen ihre Rechnungs- und Kassensysteme Verifactu-konform umstellen.

• Ab 1. Juli 2027
  Auch Einzelunternehmer und Selbständige (autónomos) sowie andere einkommensteuerpflichtige Unternehmer sind erfasst.

Wichtige Folgefür deutsche Firmen:
Sobald Sie in Spanien eine steuerliche Registrierung haben (z. B. spanische Steuernummer, Betriebsstätte, Tochtergesellschaft) und dort Rechnungen aus einem IT-System ausstellst, betrifft Verifactu auch Sie.

Rechnungen aus Deutschland an spanische Kunden mit deutscher USt-ID / innergemeinschaftlicher Lieferung sind etwas anderes – entscheidend ist, ob die Rechnung eine spanische Rechnung mit spanischer Steuerlogik ist und in Spanien ausgestellt wird.

Verifactu aus technischer Perspektive: Was muss die Software können?

Verifactu definiert sehr genau, welche Eigenschaften ein Rechnungs- bzw. Kassensystem haben darf und welche ausdrücklich verboten sind.

Unveränderbare Datensätze

Jede Rechnung erzeugt einen Datensatz, der:

• alle nötigen Rechnungsinformationen enthält (Datum, Nummer, Beträge, Steuerarten, Parteien, etc.),

• mit einem kryptographischen Hash gesichert wird,

• und so abgelegt wird, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden.

Funktionalitäten wie:

• „Rechnung löschen, als wäre sie nie da gewesen“

• nachträgliches Überschreiben ohne Spuren

sind ausdrücklich untersagt. Korrekturen müssen über Stornorechnungen / Gutschriften erfolgen, nicht über „Radiergummis“.

Verkettung der Rechnungen

Die Datensätze werden so verkettet, dass jeder Datensatz den Hash des Vorgängers enthält. Dadurch entsteht eine Art Kette (vergleichbar mit einer einfachen Blockchain):

• Wird eine alte Rechnung manipuliert,

• passt der Hash nicht mehr,

• die gesamte Kette ist „gebrochen“ und Manipulation wird sichtbar.

Signatur & QR‑Code

In vielen Umsetzungen wird zusätzlich:

• eine elektronische Signatur oder ein Siegel verwendet, um Herkunft und Integrität nachzuweisen,

• auf der Rechnung ein QR‑Code aufgedruckt, der es Kunden und Prüfern erlaubt, die Rechnung bzw. den zugrunde liegenden Datensatz digital zu verifizieren,

• ein definierter Text verwendet („Factura verificable…“), der zeigt, dass das System Verifactu unterstützt.

Diese Elemente erhöhen die Beweis- und Prüfqualität erheblich gegenüber Kunden und Wirtschaftsprüfern.

Zwei Modi: VERIFACTU vs. „nur“ Verifactu

Die Verordnung unterscheidet zwei Betriebsarten:

VERIFACTU‑Modus (Online‑Übermittlung)

In diesem Modus:

• werden Rechnungsdatensätze fast in Echtzeit an die spanische Steuerbehörde übermittelt,

• kann der QR‑Code auf der Rechnung eine direkte Online‑Bestätigung bei der AEAT ermöglichen,

• liegen die „Originaldaten“ im Zweifel bei der Finanzverwaltung.

Vorteile:

• maximale Transparenz,

• tendenziell einfachere Außenprüfungen,

• perspektivisch bessere Automatisierung von Steuererklärungen.

Verifactu ohne Online‑Übermittlung

Auch ohne Online‑Übermittlung müssen:

• alle Datensätze unveränderbar, verkettet und sicher gespeichert sein,

• alle technischen Anforderungen eingehalten werden.

Die Daten liegen dann primär in Ihrem System und müssen auf Anfrage oder in definierten Intervallen bereitgestellt werden.

Beide Varianten sind rechtlich zulässig – der VERIFACTU‑Modus ist einfach die „online‑aktivere“ Variante.

Die Schnittstellendokumentation und technische Beschreibung für die Integration Verifactu finden Sie hier: https://verifactu-aeat.github.io/

Was bedeutet Verifactu für deutsche Unternehmen konkret?

Sie haben eine spanische Gesellschaft / Betriebsstätte

Dann müssen Sie davon ausgehen, dass die dort eingesetzten Systeme ab 2027 Verifactu‑konform sein müssen:

• ERP‑Systeme (SAP, Microsoft Dynamics, DATEV‑Export, etc.),

• Kassensysteme / POS in Filialen,

• E‑Commerce‑Systeme mit Faktura in Spanien,

• Eigenentwicklungen / Individualsoftware.

Wichtig: Es reicht nicht, dass Ihr System „PDFs erzeugen kann“. Entscheidend ist, ob es die technischen Anforderungen an Datensätze, Verkettung, Signatur und ggf. Online‑Übermittlung erfüllt.

Sie rechnen von Deutschland aus über eine spanische Steuernummer ab

Wenn Sie z. B.:

• eine spanische USt‑Registrierung wegen Lager, Dropshipping oder bestimmter Liefermodelle haben,

• und aus einem in Spanien eingesetzten System Rechnungen mit spanischer Steuerlogik erstellst,

kann Verifactu dennoch greifen – auch wenn die Muttergesellschaft in Deutschland sitzt.

Hier musst folgendes besonders genau geklärt werden:

• Wo ist das Rechnungs-/Kassensystem technisch angesiedelt?

• Für welche Betriebsstätte werden Rechnungen „faktisch“ erstellt?

• Wie sieht die steuerliche Registrierung in Spanien genau aus?

Im Zweifel kontaktieren Sie bitte eine Steuerkanzlei oder erstellen Rechnungen nach Verifactu Vorgaben.

Mit unseren Systemen erstellen wir Ihre Rechnungen ganz einfach und automatisiert Verifactu konform und liefern Ihnen vielfälige Leistungen für Ihren Erfolg im Handel, egal ob stationäre oder online. Kontaktieren Sie uns hierfür gerne.